Trong Gmail có một tính năng rất tiện lợi, như mọi người đã biết, Gmail không cho phép người dùng tạo các thư mục để lưu trữ thư, thế thì làm cách nào để quản lý được số lượng email quá nhiều này?
Việc này không khó, có thể dùng tính năng Nhãn (Label) và áp dụng bộ lọc (Filter) cho Gmail là xong.
Đầu tiên hãy tự tạo cho mình một nhãn thích hợp, có thể nói đây sẽ là thư mục chứa những email mang vấn đề liên quan của bạn đấy.
Mỗi một nhãn được tạo ra, các bạn có thể tùy chỉnh màu sắc để dễ dàng phân biệt với các nhãn khác.
1. Để tạo nhãn mới:
Click chọn Settins – Labels – Đặt tên mới cho nhãn - Create
Còn đối với giao diện tiếng Việt: Cài đặt – Nhãn – Nhập tên nhãn vào - Tạo
2. Tạo bộ lọc để “gom” các lá mail lại với nhau:
Click chọn Cài đặt (Settings) – Bộ lọc (Filters) – Tạo bộ lọc mới (Create a new filter)
Để có thể điền đúng nội dung cho bộ lọc bạn phải tìm hiểu cấu trúc của 1 lá mail được gửi đến Gmail, bạn hãy mở 1 trong số những lá mail của bạn thì sẽ dễ dàng thôi.
Từ: bạn nên điền địa chỉ email của người gửi thì sẽ lọc hiệu quả hơn.
Đến: đây là địa chỉ email của bạn đấy.
Chủ đề: một từ thường xuất hiện trên các lá mail của người hay gửi cho bạn.
Chứa các từ: đây là những từ xuất hiện trong nội dung mail.
Không có: nội dung không chứa những từ này.
Hãy click vào nút Test Search (Tìm kiếm thử) để xem bộ lọc có làm việc hiệu quả chưa nhé.
Kế tiếp hãy click “Bước tiếp theo” (Next step)
Để Gmail tự động chuyển thư của bạn vào đúng “thư mục” (Nhãn) của bạn, bạn cần check như hình trên.
Bỏ qua hộp thư đến - Skip the Inbox (Archive it)
Áp dụng nhãn - Apply the label
Lựa chọn cuối cùng thì tùy vào tài khoản của Gmail mà có lựa chọn này hay không, mình đã test trên 5 tài khoản Gmail của mình thì chỉ có duy nhât 1 tài khoản là có lựa chọn cuối cùng này. Không hiểu.
Click Create Filter (Tạo bộ lọc) để tạo bộ lọc mới.
Từ nay, Gmail sẽ tự động chuyển mail của tài khoản nhận được vào đúng thư mục ứng với nhãn bạn đã tạo dựa vào bộ lọc.
