Chuyển đến nội dung chính

10 thủ thuật đơn giản dành cho Excel

PCWorld VN

Microsoft Excel được nhiều người dùng sử dụng cho mọi thứ, từ tạo ra một danh sách đơn giản cho đến xử lý các công thức kế toán đầy rắc rối. Dù vậy, chúng ta vẫn còn khá nhiều điều cần học để khai thác tiện ích bảng tính thông dụng này.


Thủ thuật 1: Thay đổi hàm tính toán nhanh


Hầu hết người dùng đều biết rằng nếu chọn cùng lúc nhiều ô (cell) trong một bảng tính, bằng cách quan sát ở góc phải của thanh trạng thái là có thể biết được tổng giá trị của các ô đã được chọn - tương ứng với hàm Sum. Tuy nhiên, khi nhấn phải chuột lên chữ Sum trên thanh trạng thái, bạn có thể đổi hàm tính toán được áp dụng cho tình huống này với các lựa chọn khác như Average, Count, Count Nums, Min hay Max.


Thủ thuật 2: Thay đổi số lượng bảng tính thành phần


Mọi bảng tính Excel được tạo mới về cơ bản sẽ gồm 3 bảng tính thành phần (sheet) mà chẳng cần quan tâm người dùng có thực sự sử dụng hết chúng không - cũng có trường hợp bấy nhiêu sheet vẫn không đủ. Đừng bận tâm, bạn có thể thay đổi số lượng sheet mặc định trong một bảng tính: chọn Tools.Options, ở thẻ General, bạn đặt một giá trị mới cho mục Sheets in new workbook.


Thủ thuật 3: Định dạng báo cáo PivotTable cho SQL Server Analysis Services


Nếu bạn muốn tạo các báo cáo dạng PivotTable cho dịch vụ Microsoft SQL Server Analysis Services, hãy tải về tiện ích Excel Add-in for Analysis Services - hỗ trợ Excel phiên bản 2002 trở về sau - từ trang chủ Microsoft.com.


PivotTable đặc biệt thích hợp cho những ai làm kế toán tổng hợp, cho phép người dùng tạo ra những báo cáo chuyên nghiệp hơn từ cơ sở dữ liệu là các trường và cột trong bảng tính. Tuy nhiên, giao diện của PivotTable đơn điệu, khó sử dụng và lối trình bày báo cáo không bắt mắt.


Thủ thuật 4: Giữ lại định dạng PivotTable


Các bản báo cáo PivotTable có thói quen xóa tất cả định dạng mỗi khi người dùng "làm tươi" chúng. Một phương pháp tốt mà bạn có thể áp dụng là sử dụng tính năng AutoFormat (từ trình đơn Format). Tuy không mang đến chính xác định dạng mà bạn muốn sử dụng nhưng AutoFormat là lựa chọn có thể chấp nhận được nếu bạn muốn tìm lại định dạng gần giống với bản báo cáo trước đó.


Thủ thuật 5: Sử dụng hàm VLookup và HLookup


Hàm VLookup và HLookup có nhiệm vụ tìm kiếm các giá trị theo chiều dọc (VLookup) hay chiều ngang (HLookup) trong một ma trận. Cụ thể, VLookup tìm các giá trị trên một cột cụ thể dựa trên tiêu chuẩn được đề ra và trả về giá trị tương ứng cho cột đó (hay một hàm sử dụng chúng) trong cùng dòng của một vùng bảng tính. Hàm HLookup hoạt động với tính năng tương tự nhưng là với giá trị của các dòng.


Thủ thuật 6: Sử dụng Name Range là đầu vào cho PivotTable


Tăng số lượng bảng tính thành phần được mặc định xuất hiện mỗi khi tạo mới một bảng tính.

Khi tạo báo cáo PivotTable dựa trên một dãy các ô từ bảng tính khác, bạn cần lặp lại nhiều thao tác nếu muốn bổ sung dữ liệu vào một bảng tính tham khảo. Để tránh điều này, tạo một Named Range bằng cách chọn dãy giá trị của bảng tính thành phần, rồi nhấn hộp thoại Name ở cuối thanh công thức, và nhập vào đó một cái tên. Bạn sử dụng Name Range mới tạo như dữ liệu đầu vào của bản báo cáo PivotTable, vì thế bất cứ khi nào bổ sung dữ liệu, bạn chỉ đơn giản là "làm tươi" PivotTable mà không cần xác định lại vùng giá trị.


Thủ thuật 7: Tối ưu kích thước bảng tính


Khi bạn tạo các bảng tính với báo cáo PivotTable bên trong thì dữ liệu cấu thành bản báo cáo này sẽ được lưu trữ trong chính bảng tính, từ đó làm tăng kích thước tập tin. Có 2 cách có thể giúp bạn tối ưu kích thước tập tin:


* Nếu bạn có vài báo cáo PivotTable sử dụng cùng dữ liệu, trong PivotTable và PivotChart Wizard luôn luôn chỉ định nguồn dữ liệu là Another PivotTable report or PivotChart report. Excel sẽ sử dụng ít bộ nhớ hơn một cách đáng kể nếu bảng tính được dựa trên dữ liệu từ một báo cáo hiện có.


* Bạn có thể chọn giải pháp không lưu dữ liệu trong bảng tính bằng cách bỏ chọn đối với hộp thoại Save data with table layout trong màn hình PivotTable Options của PivotTable & PivotChart Wizard. Nhược điểm của cách làm này là bạn phải "làm tươi" báo cáo PivotTable mỗi khi mở bảng tính.


Thủ thuật 8: Sử dụng tùy chọn Paste Special


Nếu thường xuyên sử dụng tác vụ cắt và dán, bạn sẽ thích thú với tính năng Paste Special. Khi bạn muốn dán một nội dung vào một ô bảng tính, hãy đến trình đơn Edit và chọn Paste Special. Bạn sẽ được cung cấp nhiều tùy chọn để dán dữ liệu vào ô bảng tính mới như chỉ dán giá trị, giữ lại công thức và định dạng, v.v... Đáng chú ý, tùy chọn Transpose có thể giúp tiết kiệm thời gian khi có thể dán giá trị của một cột thàng dạng hàng dọc (và ngược lại).


Để tăng tính tiện lợi, Microsoft cung cấp hầu hết tùy chọn thông dụng từ tính năng Paste Special trong một trình đơn ngữ cảnh riêng xuất hiện ở góc dưới bên phải của bất kỳ lựa chọn cắt dán nào vừa được thực hiện.


Thủ thuật 9: Tận dụng macro


Nếu phải lặp lại một (hay nhiều) tác vụ vài lần, bạn có thể cần đến tính năng macro (trình đơn Tools.Marco). Việc tạo macro về cơ bản là ghi lại mọi thao tác/lệnh mà người dùng cần thực hiện cho một tác vụ nào đó, sau đó áp dụng lại cho những lần thực hiện sau. Bằng cách này, người dùng có thể tiết kiệm đáng kể thời gian cho các tác vụ thường thực hiện. Tuy nhiên, người dùng cần tự trang bị chút ít kiến thức về ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications (VBA) để có thể chỉnh sửa macro sao cho linh hoạt và hữu ích hơn. Cũng cần lưu ý, Microsoft đã bổ sung những tính năng mà qua đó mặc định vô hiệu hóa các macro, vì thế bạn cần thay đổi thiết lập Macro Security Level trong trình đơn phụ Macro hay kích hoạt tính năng chạy macro mỗi khi bạn mở bảng tính.


Thủ thuật 10: Đóng cùng lúc nhiều bảng tính


Nếu bạn mở nhiều bảng tính để làm việc, thì sẽ thật oải nếu phải đóng từng cửa sổ. Bạn hoàn toàn có thể đóng chúng cùng lúc bằng cách nhấn giữ phím Shift trước khi chọn trình đơn File. Khi làm như thế, bạn sẽ thấy lệnh Close được đổi thành Close All.

Bài đăng phổ biến từ blog này

Các phím tắt dùng trong Notepad ++

All the keyboard shortcuts : Ctrl-CCopyCtrl-XCutCtrl-VPasteCtrl-ZUndoCtrl-YRedoCtrl-ASelect AllCtrl-FLaunch Find DialogCtrl-HLaunch Find / Replace DialogCtrl-DDuplicate Current LineCtrl-LDelete Current LineCtrl-TSwitch the current line position with the previous line positionF3Find NextShift-F3Find PreviousCtrl-Shift-FFind in FilesCtrl-F3Find (volatil) NextCtrl-Shift-F3Find (volatil) PreviousCtrl-Shift-IIncremental SearchCtrl-SSave FileCtrl-Alt-SSave AsCtrl-Shift-SSave AllCtrl-OOpen FileCtrl-NNew FileCtrl-F2Toggle BookmarkF2Go To Next BookmarkShift-F2Go To Previous BookmarkCtrl-GLaunch GoToLine DialogCtrl-WClose Current DocumentAlt-Shift-Arrow keys or
Alt + Left mouse click
Column Mode SelectF5Launch Run DialogCtrl-SpaceLaunch CallTip ListBoxAlt-SpaceLaunch Word Completion ListBoxTab (selection of several lines)Insert Tabulation or Space (Indent)Shift-Tab (selection of several lines)Remove Tabulation or Space (outdent)Ctrl-(Keypad-/Keypad+) or
Ctrl + mouse wheel button (if any)
Zoom in (+…

Alon Video Joiner - Ghép nối video clip miễn phí

Bạn sưu tập được rất nhiều các video clip hay trên mạng và nay muốn ghép nối chúng lại với nhau để ghi lên đĩa, xem trên điện thoại... Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ bạn thực hiện chức năng này tuy nhiên hầu hết là các phần mềm thương mại, vậy thì Alon Video Joiner sẽ là một sự lựa chọn hợp lý trong trường hợp này.

Với giao diện đơn giản, và được cung cấp hoàn toàn miễn phí Alon Video Joiner giúp bạn nhanh chóng ghép nối các video clip riêng lẻ với các định dạng AVI, MP4, MOV, 3GP, RMVB, MPEG/MPG và WMV/ASF thành một tập tin video duy nhất một cách nhanh chóng.
Chương trình có dung lượng 2,06 MB, tương thích với hệ điều hành Windows. Bạn có thể tải về dùng miễn phí tại http://www.alonsys.com/Alonvideojoiner.exe.



 Sử dụng chương trình cũng khá là dễ dàng.

- Từ giao diện chính của chương trình, bạn bấm nút Add Task, trong hộp thoại mới xuất hiện bạn bấm nút Add Files để chọn các video clip riêng lẻ. Bạn có thể chọn cùng lúc nhiều file video có định dạng nguồn khác nhau đều được. C…

Cài đặt nhiều hệ điều hành trên máy ảo.

Hình1: cửa sổ Linux RedHat 7.1 trong XP

Hình 2: XP trong Linux RedHat                          

Bài viết này mong muốn trình bày một cách ngắn gọn về khái niệm máy ảo và hướng dẫn cách cài đặt phần mềm tạo máy ảo VMware Workstation 3.0 trong các hệ điều hành  Windows XP và Linux Red Hat 7.1. Tác giả cũng mong muốn chia sẻ những kinh nghiệm về cách cài đặt Windows XP và Red Hat 7.1 trong môi trường máy ảo. Máy ảo là gì?
Bạn là người yêu thích tìm tòi, học hỏi. Bạn muốn khảo nghiệm một hệ điều hành (HĐH) mới mà không muốn làm ảnh hưởng tới HĐH đang dùng. Bạn có một phần mềm thú vị nhưng lại không chạy trên HĐH hiện hành. Bạn muốn cài đặt nhiều HĐH trên một PC một cách đơn giản nhất. Bạn là một lập trình viên và đang mong muốn thử chương trình mình viết trên các nền tảng khác nhau. Ban muốn chạy những ứng dụng mạng trên PC không nối mạng của mình. Bạn có thể làm tâ…