Quản trị mạng – Doanh nghiệp của bạn có thể tận dụng được các ưu thế của mạng xã hội như Facebook cho việc cập nhật bảng thông báo trong phòng giải lao và danh sách email các khách hàng một chiều. Tuy nhiên với Facebook, bạn sẽ bắt gặp một sự lộn xộn giữa các thông tin cá nhân và doanh nghiệp trong phần tin tức công ty và sự lộn xộn này sẽ gây mất thời gian. Tuy nhiên thay vì đó bạn có thể sử dụng một nền tảng mạng xã hội để tạo riêng một site cho riêng mình. Nhiều dịch vụ, trong đó như Grou.ps, Ning và SocialGO, các dịch vụ này cũng cung cấp các chức năng tương tự như Facebook; Trong hướng dẫn này chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn về Ning, đây là một dịch vụ được thành lập một vài năm cách đây và cung cấp các công cụ cần thiết có thể làm cho site của bạn hoạt động theo bất cứ cách nào bạn muốn.
Bên trong công ty, bạn có thể sử dụng mạng xã hội Ning để duy trì thời gian biểu cho bất cứ việc gì từ quản lý các dự án nhóm đến tổ chức một đội bóng của văn phòng. Các công cụ Calendar, các post kiểu blog, comment và các hệ thống khác để có thể kết nối mọi người với nhau. Bên cạnh đó bạn còn có thể post ảnh và video cho các sự kiện mới.
Bạn cũng có thể sử dụng Ning để cộng tác bên trong, cập nhật đến mọi người trên trạng thái của dự án, đưa ra các ý tưởng về các mục tiêu mới và giữ sự đồng bộ trong văn phòng. Hơn nữa, hầu như bất cứ ai cũng có thể chạy tiến tình cài đặt, vì vậy bạn sẽ không phải lãng phí thời gian để đào tạo và thiết kế tài nguyên cho các nhân viên có liên quan.
Tuy nhiên Ning còn đặc biệt mạnh trong việc xây dựng không gian tương tác với các khách hàng. Nghĩ đến dịch vụ như một người bạn đồng hành với sự hiện diện web của công ty. Mạng xã hội Ning của bạn có thể tồn tại với URL riêng, như mycompany.ning.com, hoặc bạn có thể tích hợp nó như một miền con trong site của mình, như community.mycompany.com.
Xây dựng một mạng xã hội
Các chức năng chính của Ning hoàn toàn được miễn phí, bạn có thể tạo một site với URL mycompany.ning.com trong vài phút. Các site như vậy rất phù hợp với các tình huống bên trong văn phòng. Mặc dù vậy để Ning xuất hiện với một URL tùy thích và có thể remove một số quảng cáo của site, bạn cần phải trả phí hàng tháng.
Dù bạn chọn dịch vụ basic miễn phí hoặc dịch vụ premium thì quá trình cài đặt cũng hoàn toàn diễn ra như nhau. Sau khi xây dựng một site cộng đồng miễn phí, bạn có thể chọn các tùy chọn premium. Việc remove các bảng quảng cáo của Ning bạn phải chi ra 25$ mỗi tháng (tuy nhiên bù lại bạn có thể thay thế chúng bằng chính các quảng cáo của mình); việc sử dụng một tên miền tùy thích, chẳng hạn như community.mycompany.com tiêu tốn của bạn 5$ mỗi tháng. Tài khoản miễn phí cung cấp 10GB lưu trữ và 100GB băng thông mỗi tháng, tuy nhiên nếu muốn có được con số gấp đôi, bạn phải trả thêm 10$ mỗi tháng.
Để bắt đàu, bạn hãy truy cập vào Ning.com và băng qua các nhắc nhở để thiết lập site của mình. Nhập vào tên cho mạng của bạn và tiền tố URL (mycompany trong mycompany.ning.com). Kích Create, khi đó một màn hình sẽ nhắc nhở bạn đăng nhập vào tài khoản Ning đang tồn tại hoặc tạo một tài khoản mới.
Trong trang Describe, nhập vào dòng tag súc tích, phần mô tả, và từ khóa. Hãy sử dụng các trường này, đặc biệt là các từ khóa, để mọi người có thể tìm kiếm mạng của bạn; xem xét đến việc sử dụng tên sản phẩm hoặc các mục phổ biến có liên quan đến site. Sử dụng các nút radio để tạo mạng public hoặc private. Kích Next.
Trong trang Features, kích View all features để xem những lựa chọn của bạn. Mỗi một module sẽ thể hiện một tính năng cho mạng của bạn, chẳng hạn như blogging, video posts và event calendar. Kéo chúng vào layout và sắp xếp chúng theo ý muốn của bạn bên trong các cột. Để remove các mục, kéo chúng ra khỏi layout, về phía trái. Kích biểu tượng dấu hỏi chấm để lấy các thông tin mô tả về chức năng đó. Kích Next.
Trong màn hình Customize Appearance, chọn ra mẫu (template) cho mạng của bạn, sau đó cuốn thanh cuộn xuống để tạo những thay đổi khác cho thiết kế. Bạn có thể đổi các màu và các font chữ khác; một cách tốt nhất là bạn nên làm cho nó phù hợp với giao diện website của công ty mình. Kích All Options để tùy chỉnh những lựa chọn khác, và upload hình ảnh của bạn nhằm sử dụng trong các template. Nếu bạn biết cách quản lý CSS, kích Advanced để import hoặc thay đổi style sheet, khi đó bạn có thể kiểm soát hoàn toàn giao diện và layout cho site. Kích Launch khi đã hài lòng.
Sau khi xây dựng một site, bạn có thể quay lại tạo các cập nhật mới. Truy cập vào site của bạn – đăng nhập nếu cần – và kích liên kết Manage. Bạn có thể điều chỉnh các tính năng của site, layout và các khía cạnh khác. Cho ví dụ, kích Manage, Network Information để tìm nhắc nhở cho việc upload logo mạng nhằm ghi đè nên logo của Ning.
Import các địa chỉ và mời người tham dự
Phần dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn cách thực hiện mời những người dùng khác bắt đầu từ danh sách email.
Bên trong site của bạn, kích Manage, Invite Friends. Nếu bạn sử dụng sổ địa chỉ trực tuyến thông qua AOL Mail, Google, Hotmail hoặc Yahoo, khi đó bạn có thể nhập vào tên và mật khẩu của người dùng, Ning sẽ liên lạc với những người trong danh sách địa chỉ đó. Lúc này, bạn có thể sử dụng các hộp kiểm để chỉ định người nào cần email đến, thay vì việc gửi tin nhắn đến tất cả mọi người. Một cách làm khác là bạn có thể kích Enter Email Addresses Manually để đánh vào các địa chỉ cần thiết.
Tuy nhiên cách tốt nhất bạn có thể kích Import From Address Book Application để lấy những người cần mời thẳng từ ứng dụng liên lạc của bạn. Bên trong Outlook hoặc bất cứ trình quản lý liên lạc nào khác, chọn export một file .csv hoặc .vcf. Chọn mục bên trong nhắc nhở Browse Ning sau đó kích Upload.
Kết nối thông qua miền của bạn
Dịch vụ Ning miễn phí cho phép bạn tạo các mạng trên miền Ning.com, tuy nhiên với 5$ hàng tháng thì bạn có thể tạo một miền tùy thích để sử dụng các máy chủ của Ning. Đây là cách thực hiện.
Bên trong tài khoản Ning của bạn, kích Manage, Premium Services. Kích Add bên dưới 'Point Your Domain Name to Your Social Network'. Sau đó nhập vào miền mới. Quá trình thực hiện có thể sẽ khác nhau, điều này phụ thuộc vào nơi bạn mua tên miền.
Tuy nhiên trong bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần phải sử dụng thiết lập CNAME trong site đăng ký để bản đồ hóa miền cho máy chủ Ning. Ning sẽ hiển thị một vài hướng dẫn cho các bộ đăng ký miền khác nhau.
Trong trang đăng ký, hãy vào các thiết lập Advanced DNS hoặc CNAME và bổ sung thêm CNAME mới. Trong miền, nhập vào www. Trong trường mục tiêu, nhập vào mycompany.ning.com, thay thế mycompany bằng tên miền Ning của bạn. Rất có thể bạn phải đợi một vài ngày cho tất cả các máy chủ miền cập nhật, chính vì vậy cần phải kiên nhẫn. Nếu nó không làm việc sau hai ngày, hãy thử lại hoặc hỏi nơi đăng ký miền để có sự trợ giúp
Sử dụng các ứng dụng của Ning
Chức năng cơ bản của Ning sẽ kích hoạt ngay lập tức khi bạn khởi chạy site của mình, tuy nhiên bạn có thể thêm vào các phần mở rộng. Ning gọi các công cụ này là các ứng dụng và chúng có thể mở rộng phạm vi của mạng theo một vài cách. Chỉ cần kích Manage, Ning Apps từ trang của bạn để thực hiện lựa chọn. Nhiều lựa chọn trong số đó là miễn phí, nhưng cũng có một số thu phí.
Một số ứng dụng Ning có trưng ra một số chức năng từ các site khác; cho ví dụ, ứng dụng cung cấp các TV show và các đoạn phim cho mạng xã hội của bạn. Các ứng dụng như vậy có thể là những tiêu khiển khá thú vị, tuy nhiên một số khác có thể tích hợp Ning với doanh nghiệp của bạn. Cho ví dụ, các ứng dụng WordPress và RSS Pages hiển thị offsite nội dung bên trong mạng Ning. Twitter Tracker hiển thị các kết quả tìm kiếm trực tiếp từ Twitter; bạn có thể sử dụng nó để kiểm tra và trưng diện các thông báo về một vấn đề nào đó, chẳng hạn như "Windows 7". Các ứng dụng cho Cartfly Shop, Sellit và các dịch vụ khác bổ sung thêm thành phần thương mại, cho phép bạn bán hàng hóa bên trong mạng của mình. Các ứng dụng HuluooVoo và bổ sung thêm các công cụ video-chat. Các ứng dụng cho TokboxBox.net, Google Docs, Huddle Workspaces và Zoho cung cấp các công cụ cộng tác file cho mạng của bạn.
Sử dụng trường tìm kiếm hoặc duyệt bằng cách đánh để tìm các add-on này cho mạng xã hội của riêng bạn. Kích Add Ning App để thực hiện lựa chọn. Hầu hết các ứng dụng đều có các thiết lập cấu hình riêng của chúng. Bên trong site xã hội của bạn, kích tên ứng dụng ở phần trên của trang để thực hiện các thay đổi; cho ví dụ, trong ứng dụng RSS Pages, nhập vào các thông tin chi tiết thích hợp để nó có thể lấy về nội dung từ website của bạn.
Chống lại các bình luận spam
Spammer có mặt ở khắp mọi nơi, trong đó có cả Ning. Những người này sẽ tiến hành comment trên site của bạn trừ khi bạn đưa ra hành động ngăn chặn một cách kịp thời. Bảo đảm, bạn có thể loại trừ các comment cộng đồng một cách hoàn toàn, nhưng vì các comment này là một phần quan trọng của các mạng xã hội nên bạn cần phải bỏ công sức cho việc thiết lập những hạn chế đối với spam.
Tuy nhiên mạng của bạn sẽ không bị spam nếu chỉ một số thành viên được đăng ký có thể thấy site, và nếu bạn biết họ trong đời thực. Cân nhắc đến việc thiết lập hạn chế này cho mạng nội bộ. Vào Manage, Network Privacy và chọn tùy chọn để tạo sự riêng tư cho mạng của bạn. Cho phép ai cũng có thể gia nhập mạng, nhưng cũng kích hộp bên dưới để chấp thuận các thành viên mới trước khi họ có thể gia nhập.
Nếu có một mạng public, bạn nên giữ sự truy cập cho tất cả mọi người. Vì Ning không sử dụng các bot của riêng nó để chống lại spam, nhưng bạn có thể ngăn chặn mọi người comment nếu họ không phải là thành viên trong mạng của mình. Vào Manage, Network Privacy và chọn các thiết lập để thiết lập mạng public nhưng yêu cầu bạn chấp thuận các thành viên mới.
Nếu các thành viên mạng của bạn post các tin nhắm spam, bạn có thể gỡ bỏ chúng thông qua Manage, Members. Kích và hộp kiểm bên cạnh tên người cung cấp và chọn Ban from Network. Ning sẽ xóa các comment của người này.
Cuối cùng, bạn có thể chọn để giảm nhẹ - và chấp thuận – mỗi một mục nào đó trước khi nó xuất hiện trên mạng của mình. Sử dụng thiết lập này với một nhóm mà bạn chỉ tin tưởng một phần. Vào Manage, Feature Controls. Phụ thuộc vào các tính năng mà bạn kích hoạt, bạn có thể yêu cầu sự giảm nhẹ cho các post của blog, ảnh, các sự kiện lịch biểu và,…
Văn Linh (Theo Pcworld)